manajemen pengetahuan (knowledge manajemen)

A.    PENDAHULUAN

Ditengah tingginya persaingan perusahaan-perusahaan dalam merencanakan dan mengusahakan kemajuan bisnisnya, membuat perusahaan menggunakan berbagai macam cara yang dilakukan untuk mencapai tujuannya. Mulai dari meningkatkan value/nilai atau menutupi kekurangan dari perusahaan itu sendiri maupun memanfaatkna peluang atau mengantisipasi ancaman yang ada di luar perusahaan. Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan ditemukannya penemuan baru, berbagai macam cara tersebut sudah ditemukan solusi efektifnya. Hal tersebut tidak bisa dilakukan tanpa bantuan alat bantu berupa teknologi, dimana sekarang sudah zamannya penggunaan teknologi yang membantu manusia dalam beraktifitas. Nilai/value suatu perusahaan tidak bisa lepas dari pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. kurangnya pengetahuan dari perusahaan berdampak pada menurunnya kualitasa pekerjaan, berkurangnya daya saing, berkurangnya omzet perusahaan, sampai terganggunya aktifitas bisnis yang tengah dijalankan. Selain itu juga, pengetahuan yang dimiliki perusahaan harus senantiasa diperbaharui karena tidak relevan dan efektif untuk digunakan selamanya, mengingat pengetahuan terus berekembang pesat. Untuk meningkatkan pengetahuan dari sebuah perusahaan, salah satu cara yang bisa dilakukan perusahaan ialah pemanfaatan suatu teknologi knowledge management/manajemen pengetahuan yang banyak dilakukan perusahaan akhir-akhir ini.Suatu perusahaan ketika ingin mencapai tujuan dari strategi yang mereka lakukan harus mengelolah pengetahuan yang dimilikinya degnan baik agar dapat bersaingan dengan perusahaan lain.

Pengetahuan (knowledge) merupakan aset intelektual dari suatu organisasi. Proses belajar, dan inovasi sebagai ide dasar dari manajemen pengetahuan bukanlah hal baru perusahaan. Namun demikian, penggunaan aplikasi berbasis teknologi informasi untuk melakukan pembuatan, penyimpanan dan penyebaran pengetahuan merupakan hal yang baru bagi organisasi. Manajer yang berhasil adalah manajer yang selalu menggunakan aset intelektual dan mengenali nilai keuntungan yang bisa diperoleh. Pengelolaan pengetahuan harus dapat menjelaskan hubungan pengetahuan dengan strategi, suatu perusahaan harus mengembangkan strateginya, mengidentifikasi kebutuhan pengetahuannya untuk nantinya dapat benar-benar melakukan pilihan strateginya, dan menjelaskan kesenjangan knowledge strateginya dengan dengan membandingkan strategi perusahaan tersebut dengan asset knowledge yang mereka miliki.

Knowledge Management digunakan untuk memperbaiki komunikasi diantara manajemen puncak dan diantara para pekerja untuk memperbaiki proses kerja, menanamkan budaya berbagai pengetahuan, dan untuk mempromosikan dan mengimplementasikan system penghargaan berbasis kinerja. Di dalam berbagai literatur, terutama pada awal berkembangnya pemanfaatan internet pada tahun 1990an, yang menjadi pendorong utama berkembangnya penerapan Knowledge Management.

Ø  Definisi dan Konsep Manajemen Pengetahuan

            Drucker (1998) dalam Tobing (2007) mendefinisikan knowledge sebagai informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang ketika informasi tersebut dijadikan dasar untuk bertindak atau ketika informasi tersebut memberikan kemampuan kepada seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan berbeda yang lebih efektif. American Productivity and Quality Center (APQC) mendefinisikan knowledge management (KM) sebagai pendekatan-pendekatan sistematik yang membantu munculnya dan mengalirnya informasi dan knowledge kepada orang yangtepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai.

            Dalam Manajemen Pengetahuan (KM) dikenal istilah Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang pada umumnya belum terdokumentasi karena pengetahuan ini masih ada pada keahlian atau pengalaman seseorang. Pada umumnya, Tacit Knowledge masih berhubungan dengan hal-hal yang bersifat praktek, dimana transfer knowledge tersebut masih dilakukan dengan cara sosialisasi langsung. Tacit Knowledge dapat didokumentasikan, tetapi membutuhkan penjelasan  rinci agar tidak terjadi kesalahpahaman kepada orang yang membaca dokumentasi dari pengetahuan tersebut. Sebaliknya explicit knowledge adalah pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah untuk ditransfer atau dibagikan ke orang lain dalam bentuk dokumentasi karena umumnya merupakan pengetahuan yang bersifat teori dimana memudahkan para ahli untuk membagi pengetahuannya kepada orang lain melalui buku, artikel dan jurnal tanpa harus datang langsung untuk mengajari orang tersebut.

            Transfer antara tacit knowledge dan explicit knowledge kepada orang-orang yang ada di dalam organisasi atau perusahaan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:

1. Socialization (tacit to tacit): tacit knowledge di share kepada orang lain dengan cara mengamati,mencontoh dan melatih tanpa mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledgetersebut.
2. Externalization (tacit to explicit): tacit knowledge di share dengan cara mendokumentasikan secara logis dan konseptual, sehingga mudah untuk dimengerti orang lain.
3. Combination (explicit to explicit): explicit knowledge yang sudah dimiliki dan eksternal knowledge dikombinasikan untuk mengembangkan explicit knowledge yang sudah ada.
4. Internalization (explicit to tacit) : explicit knowledge yang sudah ada dipelajari dan dipraktekkan untuk mendapatkan tacit knowledge yang baru dan bermanfaat.

B.     PENERAPAN KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT (MANAJEMEN PENGETAHUAN) DI PT. PERTAMINA

PT Pertamina adalah perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki Pemerintah Indonesia (National Oil Company), yang berdiri sejak tanggal 10 Desember 1957 dengan nama PT Permina. Pada tahun 1961 perusahaan ini berganti nama menjadi PN Permina dan setelah merger dengan PN Pertamin di tahun 1968 namanya berubah menjadi PN Pertamina. Dengan bergulirnya Undang Undang No. 8 Tahun 1971 sebutan perusahaan menjadi Pertamina. Sebutan ini tetap dipakai setelah Pertamina berubah status hukumnya menjadi PT Pertamina (Persero) pada tanggal 17 September 2003 berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2001 pada tanggal 23 November 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi. PT Pertamina (Persero) didirikan berdasarkan akta Notaris Lenny Janis Ishak, SH No. 20 tanggal 17 September 2003, dan disahkan oleh Menteri Hukum & HAM melalui Surat Keputusan No. C-24025 HT.01.01 pada tanggal 09 Oktober 2003. Pendirian Perusahaan ini dilakukan menurut ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam Undang-Undang No. 1 tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas, Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero), dan Peraturan Pemerintah No. 45 tahun 2001 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 dan peralihannya berdasarkan PP No.31 Tahun 2003 "Tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara (Pertamina) Menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)". Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang MIGAS baru, Pertamina tidak lagi menjadi satu-satunya perusahaan yang memonopoli industri MIGAS dimana kegiatan usaha minyak dan gas bumi diserahkan kepada mekanisme pasar. Dengan pengalaman lebih dari 55 tahun, Pertamina semakin percaya diri untuk berkomitmen menjalankan kegiatan bisnisnya secara profesional dan penguasaan teknis yang tinggi mulai dari kegiatan hulu sampai hilir. Berorientasi pada kepentingan pelanggan juga merupakan suatu hal yang menjadi komitmen Pertamina,agar dapat berperan dalam memberikan nilai tambah bagi kemajuan dan kesejahteraan bangsa Indonesia.

Perkembangan teknologi saat ini menjadikan perusahaan harus mampu bersaing dengan perusahaan lain, terlebih pertamina saat ini bukanlah satu-satunya perusahaan yang melakukan pengelolaan tehadap minyak dan gas. Pengelolaan diserahkan kepada pasar. Hal ini membuat pertamina perlu mempersiapkan strategi. Salah satu strategi yang harus dipersiapkan pertamina adalah dengan menerapkan strategi penerapan knowledge management (manajemen pengetahuan). Manajemen pengetahuan pertamina telah diluncurkan pada november 2008 untuk melestarikan aset perusaahaan berupa pengetahuan, keterampilan dan pengalaman operasional yang dimiliki individual para peminpin dab pekerja. Pertamina memandang perlu adanya pengelolaan intangible asset ini agar bisa dipergunakan untuk mendukung berbagai program terobosan yang terus dilakukan pertamina. Pemahaman knowledge management ini sangat essensial dan harus dikuasai oleh semua individu yang ada di perusahaan ini.

Knowledge Management yang dimaksudkan ialah portal pertamina (Portal KOMET), yaitu suatu portal yang menggunakan teknologi berbasis web untuk melakukan knowledge sharing bagi seluruh stakeholder perusahaan. Penerapan knowledge management ini dimaksudkan agar setiap pekerja dapat berbagi pengalaman, berbagi pengetahuan tentang apa yang dimiliki seseorang dan apa yang dimiliki teman kerjanya. Hal ini dilakukan karena selama ini pengetahuan itu masih melekat pada individu-individu. Dan itu perlu dibagi dengan orang lain, sehingga saling memperkaya sebagai explicit knowledge yang dimiliki secara bersama dan bisa dilatihkan kepada orang lain.

C.    ANALISIS PEMANFAATAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PT. PERTAMINA

Dengan sistem knowledge management berbasis online yang diluncurkan oleh PT. Pertamina yaitu Portal Pertamina (Portal KOMET), maka seluruh karyawan perusahaan bisa mendapatkan informasi dan pengetahuan baru dengan cepat. Hal ini bisa mendorong meningkatnya kualitas dan produktivitas kerja para karyawan perusahaan. Namun tidak bisa dipungkiri bahwa penerapan knowledge management mengalami beberapa kendala. Kendala paling utama ialah kebiasaan karyawan yang sudah terbiasa dengan tacit knowledge (pengalaman) dan dan tidak bisa melakukan sharing knowledge. Informasi yang disimpan hanya sebagai arsip dan dan tidak digunakan sebagai landasan aksi dikarenakan belum memadainya infrastruktur dan budaya organisasi. Karyawan umumnya masih enggan berbagi pengalaman dengan orang lain, karena menganggap bahwa pengetahuan adalah aset pribadi yang tidak perlu disampaikan kepada orang lain.

D.    PENUTUP

·           Kesimpulan

     Makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, yang diakibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif, mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap bisa berhasil dalam menghadapi persaingan, khususnya PT. Pertamina, karena PT. Pertamina bukan lagi satu-satunya perusahaan yang mengelola minyak dan gas. Hal inilah yang mendorong perusahaan untuk menerapkan knowledge management yang berbasis online, portal Pertamina (Portal KOMET), agar memudahkan setiap karyawannya dalam mengakses informasi.

·           Rekomendasi

     PT. Pertamina harus menerapkan paraturan yang jelas terkait dengan penerapan knowledge management (KM). Reward and Punishment bisa menjadi alternatif solusi penerapan KM sehingga PT. Pertamina bisa dapat menjadi perusahaan minyak dan gas terkemuka di dunia. Selain itu perlu dilakukan pengelolaan terhadap portal yang telah dibuat, karena portal itu tidak akan berguna jika tidak ada partisipasi dari karyawan untuk melalukan pertukaran informasi, berkoodinasi dengan sesama divisinya maupun dengan orang diluar divisinya.

Ø  Daftar Pustaka

     Mangkuprawira, Tb. Sjafri. 2008. Mengapa Membutuhkan Sistem Manajemen Pengetahuan. http://ronawajah.wordpress.com/2008/03/30/mengapa-membutuhkan-sistem-manajemen-pengetahuan/. Diakses tanggal 23 November 2015.

     http://www.pertamina.com.

     http://www.kompasiana.com/nazlifahsiti/penerapan-knowledge-management-pada-pt-pertamina-persero_54f91baea33311ac048b45e4.

http://www.theorsociety.com/about/topic/projects/kmwebfiles/explicit and tacit.html. diakses tanggal 23 November 2015.